Suivi ouverture de droits

Bonjour,

J'ai effectué une demande d'ouverture de droits en date du 3 octobre 2024,suite à laquelle un courrier s'en est suivi me demandant une copie de ma carte de sejour ,ce courrier est parti de la cpam le 30 octobre.
J'y ai répondu en joignant le courrier comme référence le 12 novembre.
Aujourd'hui j'appelle le 3646 ,j'ai pris rdv je n'existe pas sur leur base de donnés ok me demande de refaire la demande de nouveau soit après 2 mois d'attente.
Ma question est: comment en date du 30 octobre en me déplaçant à la cpam avec ma pièce d'identité on sait qu'un courrier est parti par voie postale et que 20 jours plus tard je n'existe plus ????comment peut on perdre des documents aussi importans ,quelle serait la démarche à suivre s'il vous plaît, car je ne suis pas très enchanté par l'idée qu'on puisse avoir accès à de tels documents et qu'on les perde.
Légalement en tous cas ce n'est pas acceptable.